POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

L’Association d’agilité du Canada (AAC) est consciente de l’importance de protéger les renseignements personnels. L’AAC s’ engage à respecter les droits à la protection des renseignements personnels de toutes les personnes, y compris les membres, les participants non-membres, les employés, les bénévoles et les divers intervenants de l’AAC en s’assurant que leurs renseignements personnels sont recueillis, utilisés et divulgués conformément à la loi applicable sur la protection des renseignements personnels.

A. PORTÉE

Cette politique de confidentialité s’applique à tous les renseignements personnels recueillis, utilises, divulgués et conservé s par l’AAC sous toute s formes possibles à propos des membres, des participants non-membres, des employés, des bénévoles et des divers intervenants de l’AAC. Les renseignements personnels comprennent toute information à propos d’une personne qui peut l’identifier, y compris de l’information relative à des caractéristiques personnelles, une description physique, des activités ou des points de vue. Elle ne comprend pas de l’information globale qui ne peut être associée avec une personne particulière. Les renseignements personnels ne comprennent pas l’information sur le nom, le titre d’emploi ou les coordonnées d’affaires. L’application de cette politique est assujettie aux exigences et dispositions des lois sur la protection des renseignements personnels fédérales et provinciales applicables et tout autre loi ou règlements applicables. L’AAC peut modifier les modalités de cette politique de temps à autre et mettra à disposition une version à jour de cette politique.

B. PRINCIPES

1. Responsabilité

L’AAC est responsable des renseignements personnels dont elle a la garde ou qu’elle contrôle.
L’AAC continuera de mettre en place des procédures pour protéger les renseignements personnels avec des mesures appropriées à la sensibilité de l’information. Par exemple, l’AAC protègera les renseignements personnels dont elle a la garde ou qu’elle contrôle contre la perte ou le vol ainsi que d’un accès, d’une utilisation, d’une divulgation, d’une reproduction et d’une modification non autorisés par l’entremise de mesures de sécurité appropriées en fonction de la sensibilité, du format et du stockage des renseignements personnels. Pareillement, l’AAC prendra les mesures nécessaires lorsqu’elle détruit ou dispose des renseignements personnels pour empêcher l’accès, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels
L’AAC obtiendra la certitude que les renseignements personnels transférés à un tiers pour utilisation ou traitement resteront confidentiels et que ce tiers protégera tous les renseignements personnels tel que l’exige la loi.
Il est entendu que les employés de l’AAC qui ont accès aux renseignements personnels respecteront la confidentialité de tels renseignements

2. Avis et consentement

L’AAC obtiendra généralement le consentement des membres individuels, des participants non membres et d’autres intervenants concernant l’objet de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation des renseignements personnels avant ou au moment où elle les recueille, sauf tel qu’il est prévu par la loi. Le consentement peut être explicite, présumé ou explicite
Sauf dans des circonstances limitées, le consentement d’une personne peut être retiré en tout temps. Ces circonstances limitées comprennent ce qui suit : lorsque les renseignements personnels sont nécessaires pour procurer le bien ou le service ou que le retrait du consentement nuirait à l’exécution d’une obligation légale. Le retrait du consentement peut empêcher l’AAC de fournir un bien ou un service particulier—dans un tel cas, l’ACC expliquera la situation pour aider la personne à prendre une décision.
Conformément à la loi provinciale en vigueur, l’AAC avisera ses employés et ses bénévoles avant de recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels raisonnablement nécessaires pour établir, gérer ou conclure une relation d’emploi ou de bénévolat. L’avis peut être exprès ou implicite dans ces circonstances.
En déterminant la forme appropriée du consentement ou de l’avis, le cas échéant, l’AAC tiendra compte de la sensibilité des renseignements personnels et des attentes raisonnables de la personne en question.
En obtenant un consentement ou en donnant avis de collecte de renseignements, l’AAC expliquera en langage clair et simple les motifs pour lesquels les renseignements personnels sont recueillis, utilises ou divulgués. Les motifs peuvent être exprimés verbalement ou par écrit.
L’AAC peut recueillir des renseignements personnels en utilisant diverses méthodes, y compris des communications verbales et écrites et par l’entremise de son site Web.
L’AAC recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels pour diverses raisons, y compris :

pour comprendre les besoins et les préférences des membres, des participants non-membres, des employés et des bénévoles;
pour mettre au point, améliorer, mettre en marché ou procurer des produits et services relatifs à l’agilité pour répondre aux besoins ou attentes des membres et des participants non-membres;
pour maintenir des dossiers d’adhésion complets et exacts à des fins opérationnelles (par ex.: renouvellement d’adhésion, communication avec les membres, vote, distribution du bulletin et livraison des prix, brevets et titres);
pour gérer et développer les affaires et les opérations, y compris les questions personnelles et d’emploi, et facturer les biens et services;
pour se conformer aux exigences légales et réglementaires;
pour se conformer aux demander légales des agences gouvernementales (par ex.: Revenu Canada); et
pour toutes les autres fins qui sont identifiées à une personne.

Sur demande, les personnes qui recueillent des renseignements personnels élaboreront sur l’objet d’une telle collecte ou référeront le demandeur à la personne désignée qui peut la renseigner.
Les renseignements personnels ne seront pas utilisés ni divulgués pour une nouvelle fin sans d’abord identifier la nouvelle fin et donner avis ou obtenir le consentement d’une personne, le cas échéant, à moins que la loi le permette.
Dans certaines circonstances, l’AAC peut recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sans avis ni consentement. Voici quelques exemples de ces circonstances :

quand il est raisonnable de s’attendre à ce que la collecte avec le consentement de la personne compromettrait la disponibilité ou l’exactitude des renseignements personnels et la collecte est raisonnable pour une enquête ou une procédure;
quand la collecte est nécessaire pour déterminer si un honneur, un prix ou un avantage similaire peut être décerné à une personne;
quand il est clairement dans le meilleur intérêt de la personne et qu’il n’est pas possible de donner avis ou d’obtenir le consentement en temps utile;
quand une urgence menace la vie, la santé ou la sécurité de la personne;
quand les renseignements sont destinés à un avocat qui représente l’AAC; et
quand elle est exigée ou autorisée par la loi.

3. Limiter la collecte, l’utilisation, la divulgation et la conservation des renseignements personnels

L’AAC prendre toutes les mesures nécessaires pour limiter la quantité et le genre de renseignements personnels qu’elle recueille et divulgue. L’AAC ne recueille que les renseignements personnels qui sont raisonnablement nécessaires pour des fins identifiées ou tel qu’exigé par la loi.
Si des renseignements personnels ont été utilisés pour prendre une décision à propos d’un employé ou d’une autre personne, l’AAC conservera les renseignements personnels pendant au moins un an et, au besoin, pendant une période supplémentaire suffisante pour permettre à la personne d’y avoir accès une fois la décision prise.
Il incombe à l’AAC de maintenir les procédures, pratiques, calendriers et contrôles visant la conservation et la destruction des renseignements personnels.

4. Accès, transparence et conformité

L’AAC veut être transparente à propos de sa politique de protection des renseignements personnels et cette politique est accessible sur demande aux membres, aux participants nonmembres, aux employés et aux bénévoles ainsi qu’aux autres intervenants. Sur demande, l’AAC expliquera aussi à une personne comment elle peut avoir accès à ses renseignements personnels.
Une personne peut demander d’être informée de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation des renseignements personnels qui lui appartiennent. Sur demande par écrit de bonne foi, l’AAC répondra à la personne ayant fait une demande dans les 30 jours ouvrables suivant la demande. L’AAC peut prolonger le temps de réponse dans certains cas. À moins d’exemptionprévue dans la loi, l’AAC donnera accès aux renseignements personnels de la personne en fait la demande, renseignement qui sont en possession de l’AAC et sous son contrôle et l’informera sur la collecte, l’utilisation et la divulgation de ses renseignements personnels.
À l’exception des renseignements personnels des employés, l’AAC peut demander des frais d’accès raisonnables. L’AAC peut fournir une évaluation des frais d’avance et, dans certains cas, demander un dépôt couvrant la totalité ou une partie des frais. L’AAC peut demander au demandeur de renseignements de prouver son identité.
L’AAC ne divulguera pas des renseignements personnels qui :

pourraient raisonnablement présenter une menace pour la sécurité ou la santé physique ou mentale d’une personne autre que celle qui a fait la demande;
pourraient raisonnablement faire un tort immédiat ou grave à la sécurité ou à la santé physique ou mentale de la personne qui fait la demande;
pourraient révéler des renseignements personnels à propos d’une autre personne; et
pourraient révéler l’identité d’une personne qui a fourni des renseignements personnels à propos d’une autre personne, notamment des rapports, des évaluations et des examens et que la personne qui a fourni les renseignements personnels ne consent pas à ce qui sont identité soit divulguée.

Dans certains cas, l’AAC peut ne pas donner accès à des renseignements personnels. Voici quelques exemples de ces cas :

les renseignements sont le produit d’un travail et/ou la divulgation des renseignements personnels pourrait révéler des renseignements commerciaux ou d’entreprise confidentiels;
si les renseignements personnels sont protégés par un privilège avocat-client;
si les renseignements personnels se rapportent à des poursuites en justice en cours ou futures contre la personne faisant la demande;
si les renseignements personnels sont recueillis dans le cadre d’une enquête ou que les renseignements découlent d’un arbitrage, d’une médiation ou d’un autre processus officiel de résolution des conflits;
lorsque la demande est frivole ou vexatoire; et
lorsque le refus d’accéder est exigé ou autorisé par la loi.

Si l’AAC refuse une demande d’accès à des renseignements personnels, l’AAC donnera le motif du refus au demandeur.
L’AAC fera tous les efforts raisonnables pour s’assurer que les renseignements personnels sont exacts et complets pour les fins auxquelles ils sont destinés. Une personne peut contester l’exactitude et l’intégralité de ses renseignements personnels et, dans des circonstances appropriées, l’AAC modifiera ses dossiers. Toute différence quant à l’exactitude et l’intégralité qui ne peut être résolue sera mentionnée dans le dossier de la personne, le cas échéant.
L’AAC ne désavantagera pas une personne parce que, de bonne foi, elle s’est prévalu ou va se prévaloir des dispositions de cette politique ou de toute loi fédérale ou provinciale sur la protection renseignements personnels.

C. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

Vous pouvez communiquer avec l’agent de la protection de la vie privée de l’AAC :
Blanche Cooper
Administratrice
Téléphone : 1-519-225-2821
Adresse électronique : admin@aac.ca
Adresser toute préoccupation, demande ou question concernant la protection de la vie privée à l’agent de la protection de la vie privée

20110603

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